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2014年3月10日

ただ報告しているだけ?意味のある報連相に必要な「自ら意識」

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自分も偉そうに人のことを言える立場ではありませんが、このブログは手帳(メモ帳)なので、読んでいる人のイメージが自分自身な記事が多々あります。今日は自分のための記事です。

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報連相は大事。

会社員だった時もオフィスの壁に「報連相」とデカデカとポスターが張ってあったのですが、報連相って大事です。報連相の価値が見いだせていない人は、上司にしろ部下にしろ「相手のことが思えてない」のではないのではないでしょうか?

「報告が遅い!今更言われてどうしろって?」と社長や上司が頭を抱えることはよく聞く話ですが、これは役職に上だから下だからの話ではなく、「報連相をするべき義務がある人」が「報連相をしない」「報連相できていない」ことが問題です。会社員時代に何度、社長に「報連相!」と怒鳴りそうになったことか…

連絡がなくて、事後報告しかないのは、右隣を走る車に対してウィンカーを出さずに右に曲がるようなものです。

職場における「報告」「連絡」「相談」を徹底することによって、組織の中で必要な情報がきちんと流れるようにしようという改善活動のこと。ビジネス・コミュニケーションの基本を示す言葉として、新人研修などでは必修事項とされることが多い。
引用元:情報マネジメント用語辞典:ほうれんそう-ITmedia エンタープライズ

ただ単に情報共有したのでは不十分

では報告・連絡・相談をすればいいかというと、ただ事実(情報)を伝えただけでは不十分。気転を利かせて積極的に仕事をする人は、報連相が自然と出来ていることが多いように思います。

逆に主体性がない人は、どこまでも受け身なので、こちらから問いかけたり、アクションを促さなければならず、報連相も「あれはどうする?」「どこまで進んでいる?」「どうなった?」と聞きにいかなければ情報が出てきません。

言われていないこと(指示をうけていないこと)はやらない。言われるまで(指示をうけるまで)やらない。

気転を利かせて積極的に仕事をする人とそうでない人、どちらが欲しい人材かと聞かれたら自分なら前者です。仕事ができる人、仕事の動きがいい人とは前者のような人ではないでしょうか?

主体性とは?

自分の意志・判断で何をするか、しないかの判断し、みずから責任をもって行動すること

意味ある報連相の流れ

意味ある報連相の流れ

ネットショップサイトの運営担当者が、自ら積極的に仕事をする人だった場合

①連絡

自発的に担当者が関係者に対して、伝える必要がある情報を伝える。(伝え必要があるかどうかは、積極的に質問して確認する)

ショップサイトでの売上がありません。
Google検索でメインキーワードで1ページ目に表示されており、月に○○○PVとアクセス数はあります。
売上が上がっていない原因として、ショップサイト自体の問題が考えられます。
特にサイトのトップページでの直帰率が異様に高いです。現在のトップページには情報が乱立してしまっており、商品もただ並んでいるだけです。
トップページに掲載されている情報を整理して訪問してくれた人が分かりやすいようにします。そのための「案づくり」を○月○日までに進めます。

②相談(経過報告)

具体的にやったこと、やっていることの報告、および方向性の確認(相談するのに必要な内容の提示と現状に合わせた修正、変更の決定)

これまではトップページで商品がただ並んでいるだけ、カテゴリー別けも商品の種類のみされているだけでしたので、
目的別、ターゲット顧客別のカテゴリーを追加して商品を分類しました。ただ商品が並んでいるだけの部分は外して、人気商品のランキングに変えようと思います。またユーザビリィを意識したレイアウトに変更しようと考えております。この変更により、どこに何があるのかが明確なサイトとなり、お客様に親切なサイトになると考えていますが、どうでしょうか?このまま進めて良ければ○月○日をメドにサイト修正をします。また他にも分類できそうなカテゴリーがあれば教えてください。

単に途中経過報告をするだけではなく、担当者の「こうしたいという考え」(主張)を示した上で意見を求める(相談)。
※本来は、もっと具体的に内容を伝えるべきですが、今回はあくまでも「例」なので簡略化しています。

③報告

実際に行ったことの結果報告、それを基に次の展開を提示する。

ショッピングサイトのトップページを「目的別」「ターゲット顧客別」でカテゴリー分けをして、それぞれが分かりやすくコンテンツを整理して配置しました。また店舗での売上を元に人気商品をランキング形式で紹介するスペースを配置しました。

この結果、トップページから商品ページ(カテゴリー分けした中に含まれている商品)への流入が○倍に向上し、商品が売れ始めました。
また人気商品として紹介した商品が売れており、ショップサイトからの売上が発生しているだけでなく、日々増えています。
今後も、季節や流行に合わせて商品を選び出して、サイト上で紹介するなどの施策を実施していく予定です。

いかかがだったでしょうか?きっと「そうは言っても・・・」と仰りたくなる方もいると思います。でも「他人のせい」「周りのせい」にしていたらいつまでたっても状況は好転しないでしょう。【意識して取組む】ことが大事です。

ただ情報を伝えるだけならば、機械でも出来ます。そこに担当者としての意見、考えを提示しなければ、人の仕事としては不十分ですね。自分が出来ているのか?と言われれば、まだまだ至らないところだらけわけですが、現状維持とは劣化への高速道路なので、日々進歩できるように心がけます。

Special Thanks

今回の記事を作成するにあたり、日頃お世話になっている方々のご意見を参考にさせて頂きました。

アドバイスを頂き、ありがとうございました!

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この記事を書いた人

遠藤 聡
中小企業のWEB担当者&ソーシャルメディア担当者としてWEBサイトの管理運用から企業ブログ、Facebookページ、Twitter、YouTubeチャンネルの管理運用(企画&実施)を行なっております。 具体的なサービス内容はサービス詳細ページをご覧ください。

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